Bij de FOD Financiën werken 22.000 medewerkers die heel diverse taken uitvoeren. Gemiddeld volgen alle medewerkers 4 tot 5 dagen per jaar opleiding. Dit betekent per jaar meer dan 100.000 zitjes in heel uiteenlopende opleidingen. Tot voor kort vonden deze sessies klassikaal plaats in lokalen verspreid over heel België. Toen kwam Covid19 en plots moest het allemaal digitaal. Dat ging verrassend vlot, maar zeker niet zonder slag of stoot. Michael Vindevoghel en zijn collega’s Kirsten Van Hoomissen en Wouter Ceyssens van de Academie FOD Financiën vertellen hoe zij en een team van meer dan 600 opleiders plots allemaal digitaal moesten gaan.

“Naast alle negatieve aspecten die verbonden zijn aan Covid19, heeft het bij ons in L&D toch een echte aardverschuiving teweeg gebracht”, zegt Michael Vindevoghel, verantwoordelijke ontwikkeling en digitalisering bij de FOD. “We hebben zo goed kunnen aantonen dat digitalisering kan voor onze opleidingen dat onze directie nu ook helemaal overtuigd is en dat we alleen nog klassikale sessies zullen doen als er echt een aantoonbare meerwaarde is.” 

Michael Vindevoghel: Toen we door de Covid19-crisis noodgedwongen moesten digitaliseren, zaten we even met de handen in het haar. Hoe gingen we dit zo snel mogelijk kunnen doen? We konden ons niet permitteren om enkele maanden geen opleidingen te geven. Niet-digitaal gaan met onze opleidingen, was geen optie. Onze collega Kirsten is dan meteen aan de slag gegaan met haar team van opleiders en ze hebben dat uitstekend gedaan want in de eerste week van de lockdown kregen onze opleiders al hun eerste workshops over hoe digitaal opleiding geven. Onze andere collega Wouter ging onmiddellijk aan de slag om uit te dokteren welke tools er allemaal waren om het logistieke proces van onze Academie digitaal te krijgen m.a.w. hoe we al die opleidingen konden plannen, organiseren, deelnemers uitnodigen, aanwezigheden registreren, opvolgen en evalueren, enzovoort. Onze medewerkers zijn ‘ambtenaren’, dus gewone mensen zijn zoals alle anderen (lacht). Dat betekent dat wat elders meestal werkt en mensen motiveert ook voor ons werkt. Daarom proberen wij de digitalisering van onze opleidingen te verbeteren met alle denkbare middelen, ook bijvoorbeeld gamification.

Gebouw FOD Financiën

De FOD Financiën heeft haar hoofdzetel in Brussel en 22.000 medewerkers verspreid over heel België. De verantwoordelijkheden van de FOD zijn heel ruim, gaande van de Bijzondere Belastinginspectie over e-auditors, landmeters, patrimoniumdocumentatie, douaniers, enzovoort. De Academie van de FOD is verantwoordelijk om deze materie tot bij de medewerkers te brengen. Daarvoor doet ze een beroep op interne opleiders, maar ook op technische opleiders –  experts bij de FOD Financiën die gespecialiseerd zijn in een bepaald onderwerp omdat ze er dagelijks mee bezig zijn. Zorgen voor meer dan 100.000 zitjes verspreid over verschillende lokalen doorheen België vraagt heel wat logistiek.

Niet digitaal gaan was geen optie

Kirsten Vanhoomissen is teamchef van de transversale opleiders bij FOD Financiën.

Kirsten Vanhoomissen: In het begin van de lockdown dachten we nog even dat het voor ons een rustige periode zou worden, maar al vrij snel kregen we de boodschap dat al onze opleidingen écht allemààl digitaal moesten. We waren daar zelf al wel mee bezig, bijvoorbeeld met een digitaal voortraject en/of een natraject aan een opleiding te breien. Maar echt helemaal digitaal? Dat waren wij niet gewoon, en onze technische opleiders zeker niet. Ze kwamen dus met heel pertinente vragen over hoe ze dat moesten aanpakken. De kennis bij onze opleiders om te digitaliseren was er nog niet, en er was ook de tijdsdruk. Heel veel opleidingen stonden al gepland en die konden we niet al te lang uitstellen. Denk maar aan de technische opleiding voor nieuwe stagiairs die aan de slag moesten.

Als Academie organiseerden we al snel zelf een aantal interactieve sessies om onze opleiders te ondersteunen. Daarin toonden we de verschillende tools en wat je bijvoorbeeld al kan doen met Powerpoint, Microsoft forms of Wooclap. We legden uit waar je rekening mee moet houden als je een webinar organiseert, hoe je een virtuele klas of een forum kunt opzetten. We werkten zelf ook heel interactief zodat onze opleiders zich er meteen heel betrokken bij voelden. We gaven demosessies over Teams voor kleine groepen technische opleiders. Zij mochten dan meteen oefenen want wij gaven hen de rol van presentator. Teams werd bij ons uitgerold tijdens lockdown. Heel veel administraties hadden daar nog nooit van gehoord. We hadden al wel een Yammer-platform waar we een netwerk van de opleiders onderhielden. Daar posten we nu vooral over het digitale in plaats van over het klassikale: hoe kan je een online sessie interactief maken, welke opleidingen zijn er, interessante filmpjes. Heel recent ontwikkelden we ook een Onenote voor onze technische opleiders met alle info over ‘blended learning’. We geven daarnaast ook coaching over blended learning, waarbij opleiders een coach toegewezen krijgen en individueel of in groep begeleid worden in het opstellen van hun blended leertraject. Tijdens de lockdown konden de technische opleiders en de coördinatoren altijd een beroep doen op Wouter en mij voor een gesprekje over hoe ze een opleiding digitaal kunnen aanbieden. Dat was al altijd zo, maar nu is het geformaliseerd.

“In het begin van de lockdown dachten we nog even dat het voor ons een rustige periode zou worden. Maar vrij snel kwam de reality check”

GEBRUIKTE TOOLS

Kirsten: Wij werken voornamelijk met Microsoft Teams en Zoom. Wij maken heel veel gebruik van Powerpoint om op een eenvoudige manier video’s te maken. Voor quizzen of vragenlijsten gebruiken we Microsoft Forms. Onze video’s zetten we op Microsoft Stream. Daar kan je bijvoorbeeld een Form inbrengen, en als je dan op de pauzeknop drukt, kan je daar een quiz aanbieden aan de deelnemers. Daarnaast hebben wij in de FOD ook Wooclap. Dat is vergelijkbaar met Mentimeter of Kahoot, maar van een Belgische firma. Er zijn natuurlijk heel veel andere tools die je kan gebruiken voor de digitalisering van je opleidingen.

TOP TOOLS FOR LEARNING

Elk jaar stelt Jane Hart van het Centre for Learning & Performance Technologies een ‘Top Tools for Learning’ samen uit de resultaten van een jaarlijkse enquête over de meest gebruikte leermiddelen. In de Top Tools for Learning 2019 vind je de meest populaire, nuttige, waardevolle, digitale hulpmiddelen om te leren. Hier vind je de Top 200 tools gerangschikt in 3 sublijsten: Top 100 tools voor persoonlijk en professioneel leren (PPL100), Top 100 tools voor werkplekleren (WPL100) en de top 100 tools voor onderwijs (EDU100). Tot 21 augustus kan je nog stemmen voor de Top Tools 2020. De resultaten zijn bekend op 1 september

Top tools for learning

 Case personenbelasting: digitaliseren onder tijdsdruk

Elk jaar helpen medewerkers van de FOD Financiën om hun aangifte voor de personenbelasting in te vullen. Dat is altijd een race tegen de klok want de wetgeving is meestal pas vanaf half maart gekend. De tijdsdruk is dan enorm want dit jaar waren er vanaf april 80 sessies voor 25 deelnemers gepland om deze medewerkers klaar te stomen om mensen te helpen bij het invullen van hun aangifte en om ze daarna te kunnen controleren. Die konden nu plots niet meer klassikaal doorgaan. Wouter Ceyssens, specialist leertechnologie, kreeg de vraag of deze workshops ook digitaal konden georganiseerd worden.

Wouter Ceyssens: We hadden onze collega’s van fiscaliteit al geleerd hoe ze video’s moesten maken. Vandaar dat ze zelf met een plan van aanpak kwamen, want ze wilden daarmee aan de slag gaan. Zij stelden voor om de inhoud van hun klassikale sessies om te zetten naar 4 video’s van ongeveer 1,5 uur , zonder enige interactie. Daar konden de deelnemers van de verschillende groepen dan eerst naar kijken met daarna de kans geven om vragen te stellen via de chat. “Dat komt niet goed”, dachten wij meteen (lacht). We dachten dat de deelnemers al na een kwartier murw zouden zijn door die overdaad aan info. Daarom trokken we aan de alarmbel en we zijn daarmee zelfs tot op het hoogste niveau van fiscaliteit gegaan. Gelukkig mochten we een alternatief voorstel doen, goed wetende dat het niet gemakkelijk zou zijn en dat de opleiders niet veel tijd hadden om nog veel aan te passen. 

We stelden voor om de video’s te behouden, maar het zo te organiseren dat ze niet allemaal achter elkaar moesten bekeken worden en niet op een vast moment. Zodra de video’s klaar waren, lanceerden we ze op ons streaming platform. Zo kon iedereen kijken wanneer het uitkwam zodat ze dit goed konden combineren met hun werk thuis en in hun gezin. We gaven ook de mogelijkheid om vooraf vragen te stellen via Forms. Zo kregen de workshopleiders al een idee welke vragen ze konden verwachten en van de voorkennis van hun groep. Vragen over bv. Europese subsidie over melk zal je vaker krijgen in landelijke gebieden, maar niet zozeer in steden. In de online sessies in Teams die daarop volgden konden ze zo gerichter antwoorden op de vragen van hun groep van 25 personen. We leerden uit deze case dat het klassikale gewoon omzetten naar het digitale niet werkt, en dat hebben we mooi kunnen bijsturen. Het was nog niet de ideale digitale opleiding, maar we hebben wel meegewerkt aan het beter verteerbaar maken, en we deden dat samen met de opleiders.

Wouter Ceyssens is specialist leertechnologie bij de FOD Financiën

De boodschap is dat je heel veel kan met wat je al hebt

Michael Vindevoghel: Onze voornaamste boodschap is dat je al heel veel kan met wat er voorhanden is in je organisatie. 90% van onze digitalisering is gebaseerd op tools en andere zaken die wij, en ook de meeste organisaties, al hebben. Iedereen heeft wel Powerpoint of iets vergelijkbaars. Iedereen heeft een video/chat platform zoals bij ons Teams. Als je niet met Office365 werkt, heb je bijvoorbeeld ter vervanging van Forms ook Google Forms waar je identiek hetzelfde mee kan doen. Dus als je je al die fancy tools niet kunt veroorloven, dan kan je ook heel veel doen met wat je wel hebt.

Vergeet ook niet je deelnemers vooraf te informeren over de nieuwe instructiemethode zodat ze de opleiding goed kunnen starten. Een voorbeeld: wij gingen van start met MSTeams en we stuurden de link naar een sessie. Maar veel deelnemers vonden die link niet en hadden niet genoeg kennis van de tool waardoor ze hun weg niet vonden. Wij zijn dan overgeschakeld naar een virtuele meeting van een klein half uurtje voor we de opleiding startten. Daarin legden we uit hoe de opleiding ging verlopen en hoe alles werkte. Ook bijvoorbeeld hoe en waar ze hun resultaat van hun oefeningen konden posten enzovoort. Ze konden dan ook nog vragen stellen en daarna liep het meestal vlot. De grootste uitdaging blijft voor ons om echte ‘blended’ trajecten aan te bieden voor opleidingen waar we het klassikale deel toch echt wel als een meerwaarde zien. Dat is waar wij in de toekomst willen op inzetten.

“Naast alle negatieve aspecten van Covid19 heeft het bij de FOD Financiën een aardverschuiving teweeg gebracht in leren.”

Waren alle opleiders en trainers vlot mee?

Michael Vindevoghel: We hebben een community van 600 trainers en opleiders, dus die is redelijk groot. Er zijn permanente opleiders en occasionele die vaak naast hun taak als trainer ook nog werken in de praktijk. We hebben een groot deel van hen meegekregen, daar ben ik van overtuigd en dat hebben we ook gemerkt. Er gingen veel opleidingen digitaal, maar er blijven er uiteraard nog enkele die een extra duwtje in de rug nodig hebben. We hebben echter zo goed kunnen aantonen dat digitalisering kàn voor onze opleidingen dat onze directie nu ook helemaal mee is en ervan overtuigd dat we alleen nog klassikale sessies moeten doen als er echt een aantoonbare meerwaarde is. Dus wie nu nog niet mee is in het digitale verhaal zal op termijn steeds minder keuzes hebben. Covid19 is daarin een versneller geweest. Naast alle negatieve aspecten die ermee verbonden zijn, heeft het bij ons in de FOD een echte aardverschuiving teweeg gebracht op het vlak van leren.

Dit bericht kwam tot stand op basis van een virtual summerclass #ldversuscorona best practices georganiseerd door VOV Lerend Netwerk en Stimulearning. Informatie over toekomstige soortgelijke activiteiten vind je op de website van VOV en Stimulearning.